Persondata, privatliv & cookies

PERSONDATA- & PRIVATLIVSPOLITIK

HOLM ADMINISTRATIONS GRUNDHOLDNING TIL INDSAMLING OG OPBEVARING AF PERSONOPLYSNINGER
Holm Administration (herefter “vi” / “os” / osv.) skal indsamle og behandle færrest mulige personoplysninger, de skal opbevares forsvarligt, de skal anvendes til det formål hvortil de er indsamlet og de skal slettes, så snart de ikke længere skal kunne fremkaldes. Holm Administration, Vesterbro 100, 5000 Odense C, CVR nr. 70030217 er dataansvarlig.

1. HVILKE TYPE PERSONOPLYSNINGER INDSAMLER VI AKTIVT?
Idet vi udlejer lejligheder til privat beboelse, behandler vi nødvendigvis persondata om dig. Det er persondata, som vi i henhold til lovgivningen skal behandle, men også data som er nødvendige i forhold til indgåelsen og opfyldelsen af vores lejeaftale med dig, samt i vores daglige/periodiske kontakt med dig. Disse data, som vi specifikt beder om i forbindelse med indgåelse af kontrakten, omfatter almindelige personoplysninger, eksempelvis navn, adresse, cpr-nummer, telefonnummer (fastnet og/eller mobil) og din e-mailadresse.

Som udgangspunkt indsamler vi ingen følsomme persondata om dig, medmindre vores aftale inkluderer et behov for dette. Det kan være helbredsoplysninger i forbindelse med særlige tilretninger af dit lejemål, oplysninger i forbindelse med modtagelse af tilskud/betaling af leje via serviceloven eller anden sociallovgivning.

2. HVILKE YDERLIGERE PERSONOPLYSNINGER KAN VI VÆRE I BESIDDELSE AF?
Vi kan også behandle persondata om dig i forbindelse med klagesager, sager om overtrædelser af husorden og lignende.

Som udgangspunkt bevarer vi al korrespondance mellem os, hvis det har en legitim relevans for lejeforholdet, eller som dokumentation for hvad der er skrevet, sagt, gjort, undladt, krævet, godkendt, afvist, forklaret, påbudt eller på anden vis foregået parterne imellem, til etablering, eller imødegåelse af, eventuelle fremtidige krav eller tvister. I forbindelse med vores opbevaring af korrespondancen kan man jo sige, at vi er i besiddelse af de oplysninger, som du selv giver os, og en del af det øgede fokus på beskyttelsen af almindelige borgeres privatliv og persondata er da vel også, at den enkelte må overveje, hvad man deler med hvem. Se også sektion 6 herunder.

3. HVAD ER FORMÅLET MED BEHANDLINGEN AF DISSE PERSONOPLYSNINGER, OG HVILKEN LOVLIG RET HAR VI TIL DET?
Der er en række forhold, der berettiger, at en virksomhed indsamler og behandler personoplysninger. Relevant for Holm Administration kan nævnes, at behandlingen er nødvendig for at indgå og opfylde selve lejekontrakten, som den registrerede selv er part i. Behandlingen er ligeledes nødvendig for vores retlige forpligtelser i forbindelse med administrationen med alt hvad det indebærer, herunder at udleje lejlighederne, servicere lejerne, opkræve og varsle husleje, verificere korrekt betaling heraf og udarbejde forbrugsregnskaber.

Vi har altså som udgangspunkt brug for dine persondata for at kunne administrere dit lejemål, hvilket er et lovligt formål. I tilfælde, hvor vi vurderer, at vi ikke har et lovligt grundlag for at indhente dine persondata, indhenter vi dit samtykke, inden vi behandler dine persondata til de formål, der er beskrevet ovenfor – i så fald er dit samtykke frivilligt, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at henvende dig til os. Vi oplyser dig om et sådant grundlag og om vores legitime interesse i at behandle dine persondata – også uden dit samtykke.

4. HVEM HAR ADGANG TIL DE PERSONOPLYSNINGER, VI BEHANDLER?
Internt hos Holm Administration arbejder én administrator, som alene har adgang til de behandlede persondata.

Vi videregiver dine persondata til samarbejdspartnere og aktører, hvis vi har en lovlig hjemmel til det. Det kan være fordi vi er retligt forpligtet til at videregive dine persondata, f.eks. som led i lovpligtig indberetning til en myndighed, eller hvis vi har en berettiget interesse. Det kan bl.a. være når vi varsler korrekt husleje, udarbejder forbrugsregnskaber, tilmelder opkrævningen af husleje til Nets Betalingsservice eller tilmelder dig som aftager af el-forbrug på adressen. Det kan også være, hvis der behandles tvister i huslejenævnet eller boligretten.

Vi udveksler kun data hos aktører uden for EU/EØS i det omfang at vores cloudbackup-, email- og CRM-systemer ikke med sikkerhed kan siges at opbevare vores data eksklusivt i EU. I disse tilfælde har vi tegnet betryggende tillægsaftaler vedrørende disse tjenesters databehandling og EU-modelkontrakten for de pågældende tjenester.

Vi videregiver ingen personoplysninger til tredjepart til brug for markedsføring.

5. HVORDAN ER DE BEHANDLEDE PERSONOPLYSNINGER SIKRET?
En del af en fornuftig sikkerhedspolitik er, at vi ikke offentliggør præcis hvordan vi har sikret os. Overordnet sagt har vi dog etableret interne regler om informationssikkerhed, som indeholder foranstaltninger, ikke blot på organisatorisk og systematisk niveau, men også uddannelsesmæssigt, der beskytter dine persondata mod at blive tilintetgjort, gå tabt eller blive ændret, mod uautoriseret offentliggørelse, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

For at undgå datatab tager vi løbende back up af dine personoplysinger, ligesom vi beskytter fortroligheden og autenciteten heraf ved hjælp af kryptering.

I tilfælde af et sikkerhedsbrud, der resulterer i en høj risiko for dig for diskrimination, ID-tyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden væsentlig ulempe, vil vi underrette dig om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt.

6. HVORNÅR BLIVER DISSE PERSONOPLYSNINGER SLETTET IGEN?
I talesprog: Når vi ikke længere har noget fornuftigt at bruge dem til. Vi sletter dine personoplysninger, når de ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som var grunden til vores indsamling, behandling og opbevaring af dine data. Vi har defineret sletterutiner og kontrol til sikring heraf.

Et centralt aspekt i GDPR-tiltagene er den registreredes ret til at “blive glemt”, dvs. at få sine oplysninger slettet, og vi vil strække os meget langt for at imødekomme vores lejeres ønsker og bekymringer. Dog er vores behandling og opbevaring af lejernes personoplysninger i meget vidt omfang reguleret af blandt andet leje- og regnskabslovenes krav herom. Man kan argumentere for, at behandlingen af personoplysninger er nødvendig for håndhævelsen af en legitim interesse som er vigtigere end den registreredes interesser. Det vil altid være et skønsspørgsmål, men det er f.eks. oplagt, at en lejer ikke kan kræve at få sine personoplysninger slettet fra vores administration, så der ikke kan ske opkrævning af husleje.

Som anført i det ovenstående, opfordres du også til selv at overveje, hvilke oplysninger, du deler med andre…ikke bare os. For vores vedkommende gennemfører vi i al kontakt med dig en straks-evaluering af, hvorvidt vi har en legitim interesse i at opbevare og behandle de oplysninger, og sletter straks, hvis det ikke er tilfældet. Vi er navnlig opmærksomme på, om du i kommunikationen med os fremkommer med oplysninger, der i sig selv er følsomme, eller i deres natur skifter hele dialogens karaktér derhen i retning. I så fald vil vi tage dialogen med dig.

Vi vil i det hele taget gerne dialogen, og du er velkomme til at henvende dig her. Eller her, hvis du skal vedhæfte filer eller rekvirere assistance. Eller på 66147580, hvis du hellere vil tale med en stemme.

COOKIES
Hjemmesiden er opbygget i WordPress, som er ét af verdens mest anvendte content management systemer. WordPress er præcis så avanceret/simpelt, som man gør det til, og vi gør det ret simpelt – vi bruger kun et meget, meget lille hjørne af systemets muligheder. Vi har ingen ventelister, som man kan tilmelde sig, og intet medlemsområde, hvor man afgiver sine oplysninger til opbevaring. WordPress anvender dog grundlæggende cookies til at holde styr på sig selv, om man så må sige. Hvorvidt man er logget ind. Om man i så fald er administrator. Om man – ironisk nok – har accepteret cookies.

Vi anvender ligeledes Google Analytics til at føre statistik over dem, der besøger hjemmesiden, fordi vi har en interesse i, hvor meget den bliver brugt, hvordan de besøgende bevæger sig rundt på den, om de finder den information, vi tror de har brug for osv.

Du har mulighed for at nulstille din cookie-accept, og dermed til- eller fravælge Google Analytics, men vi kan desværre ikke tilbyde en hjemmeside uden WordPress’ cookies.
Nulstil cookie-valg


Mere information om, hvordan du håndterer cookies på de mest almindelige browsere og platforme kan findes her:
Google Chrome
Safari
Firefox
Microsoft Edge
Opera
iOS-enheder
Android telefoner

Som servicemeddelelse kan vi oplyse, at hvis du i øvrigt har en generel interesse i at udøve kontrol over, hvordan du bliver sporet på nettet, kan du i det nedenstående udforske dine muligheder for at påvirke, hvorledes du bliver sporet af de mest fremherskende ‘syndere’.
KISSmetrics
Google Analytics
Adobe/Omniture
Yahoo Analytics
Webtrends
Mixpanel
Convertro